“礼仪课堂：商务交往中的礼仪(组图)(2)”

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2、通信礼仪

座位电话礼仪

母机的话，电话和接电话都有相应的礼仪。

打电话

打电话时有四个基本礼仪。

打电话的时间

选择对方方便的时间。 请不要在别人休息的时间内打电话。 每天上午7点前、晚上10点以后，午休、吃饭时间不要打电话。

打电话之前要弄清楚地区时差和各国工作时间的差异，休息日不要打电话谈生意。 即使客人告诉了我家的电话号码，也尽量不要给家里打电话。

打公务电话，不要占用别人的个人时间，特别是节日时间。

在对方通话高峰期和业务繁忙的时间段不打电话的社会交往电话最好在工作时间打。

* * *先说“你好”

打电话时，先说“你好”，声音清晰，开朗。 商务电话只有在确认信号好坏时才能喊“喂”，其他情况都是禁止的例子。 说话，从结论上说，可以把重点明确地传达给对方。 遇到数字和专有名词，要反复复述，观察无误。

打电话之前必须要做那些准备吗

打电话之前，把处理的事件重点写在纸上，准备好相关资料，打电话时别忘了。 为了让对方知道自己忘了说的话，再给对方打电话，会多次中断对方的工作，给对方带来很大的麻烦。

长话短说

通话时间通常请遵守“3分钟左右”。 “3分钟大致”是指，在打电话时，为了尽量不超过这个限定，要自觉、有意识地控制在3分钟以内。 通话时间的基本要求是:短一点好，短一点好，不太重要，紧急麻烦的事通常不要太长。

* *规范副本

通话之前，请做好充分的准备。 最好把对方的姓名、电话号码、通话点等通话复印件列入名单。 这样，在对话中就不会产生零碎、不切实际的问题。

文案简明扼要。 接到电话后，除了首先向对方问好之外，请不要忘记自己的公司、职务、名字。 请转接电话向对方道谢。 打电话一定要务实，最应该避免说话含糊不清。 问候后，应该直接去主题。

别闹了，说完后，我们得果断停止通话。 所以，话还没说完，陈先生，还在重复唠叨。 这样的话，会让对方觉得工作时间长，素养不够。

举止也很重要

打电话的时候请不要把电话夹在脖子上。 另外，不要俯卧、仰卧、坐在桌子角上，也不要把脚高架在桌子上。 最好不要边走边打电话。

请不要用钢笔拨号。

麦克风和嘴的距离保持在3厘米左右，不要把嘴粘在麦克风上。

挂断电话时请轻轻放下麦克风，不要用力放下。 很可能会让对方不舒服。

不要抱怨，不要使用粗鲁的行为来乱打电话。

谁先挂电话？

一般来说，上下的人或长辈和晚辈之间通话时，按照礼貌，长辈或长辈应该先挂断电话。 同事和朋友之间打电话的话，谁先叫对方就有人先挂。

放置麦克风时，请务必轻轻放置。 挂断电话的做法不可轻视。 乱放听筒对接电话的一方来说是非常失礼的。 在电话被挂断之前，对方用耳朵听着听筒，但听到“咔嚓”的一声巨响，让对方很不舒服。

接电话

接电话最重要的是观察3点。 一个是及时，铃不响三次。 第二，要有礼貌，自己要报告房子，和对方打招呼。第三，要有耐心，不要训斥打错电话的人。 另外，接电话时有几个礼节。

* * *第二次铃响后接电话

电话铃一响，就必须尽快接听。 但是，请不要只按一次铃就拿起听筒。 这给对方一种突然的感觉，而且容易掉线。 电话铃响了很久才接电话，通话一开始对不起对方。 电话必须在第二次铃响后马上接。 不能让别人代替，更不能让孩子代替电话。

礼貌地和对方打招呼后，必须主动报告企业、部门和自己的名字，拿起电话突然说:“喂，你要找谁？ 别问”。 “说！ ”请避免采用。 “说话！ ’听着，说啊！ ’这种接电话的方式，不仅不礼貌，还让人觉得很威风。

同样，打电话来的人也必须用简洁的语言清楚地报告姓名、单位、电话号码和消息。 结束电话对话时，一般是打电话的一方说出，然后互相郑重道别。 无论出于什么理由挂断电话，主动打电话的一方都必须负责重拨。

“请稍等”多久？

如果对对方说“请稍等一会儿”，这个“一时”超过30秒的话，打电话来的人时间会过得很慢，容易给对方带来不快。

* *观察语调

用清晰愉快的语调接电话，可以展现说话人的职业风格和平易近人的性格。 虽然对方看不到你的脸，但是你的喜悦和烦躁会通过语调表现出来。 打电话的时候必须平静、平静。 这个时候，如果能笑着和对方说话的话，就能更友好地听到你的声音。 千万不要一边打电话一边嚼口香糖或吃食物。

自己希望对方声音清晰，发音清晰，速度适中。 但是，有时没有观察到自己说话的声音非常小，有时也不太清楚发音。 如果是电话机的原因，为了永远让对方听不清楚，必须马上更换电话机，引起不满。

* * *分清主次

接电话时不能和别人说话，边听电话边看文件和电视，吃东西。

如果您在与重要客户的会议或会议中接到电话，请证明原因，非常抱歉。 另外，我保证稍后再联系你。

接电话时，千万不要无视另一个电话。 请稍等，向通话中的对方证明理由。 之后，马上接别的电话。 接通后，请稍等一会儿，或者过一会儿再打。 之后，继续刚才接的电话。

无论多忙多累，都不能成为拔掉电话线安静的理由。

在电话里怎么说话？

说话要从结论说起，要把要点简洁无误地传达给对方，搞清楚说话的逻辑。 有数字和专业术语，应该重复叙述，不能犯错误。

接电话的时候，从“你好，xx企业”开始。 商务电话只在确认信号好坏时说“喂”，其他情况是禁止例。

* *及时回复电话信息

商业投诉中，最常见的是不马上回电话。 有些企业规定，为了不失去签约的机会，必须在一个小时内回答电话留言。 通常必须在全天候内回答电话信息。 如果回电话时对方不在，也请留下回电话的信息。 如果自己确实不能自己打电话的话，必须委托别人代为处理。

适当采用电话

在美国，可以通过电话向不认识的人销售商品，但在欧洲、中南美、亚洲各国，电话促销和电话长期业务的话题是不能接受的。 迅速发展良好商务关系的最好方法是与顾客面对面商量，电话首先是安排会见。 当然如果双方见面的话，电话交流会方便得多。

代替电话

在工作场合接电话的时候，没有外来电话要找的人，可能会自己代理电话。 代替电话的时候，需要注意行礼，尊重隐私，及时传达等问题。

接电话的时候，首先告诉打电话的一方没有要找的人，然后再告诉对方是谁，发生了什么事件，这个顺序绝对不能颠倒。

以礼相待

接电话时，如果对方要找的人不是自己，不要烦躁，不要以“没有其他人”为由打发对方。 即使真的没有要找的人，也要说“对不起，她没有。 有什么需要传达的吗？ ”应该友好地回答。

代替电话怎么问？

接电话时，首先要仔细告诉对方没有要找的人，然后再问对方是谁、为什么，不能颠倒这个顺序。

尊重隐私

接电话时，不要问对方和对方的关系。 如果对方要找的人远离自己，不要大叫。 别人通话时不要旁听，不要插嘴。 对方想告诉别人什么的时候，千万不要随便扩散这件事。

* *记忆正确

如果对方没有要找的人，在提交该证明书后，必须询问对方是否需要代理转发。 对方有这样的要求，你必须照办。 对方想传达的具体文案，最好好好写下来。 对方说完后，为了不出错，必须再验证一遍。 记录的电话副本包括通话者单位、姓名、通话时间、通话重点、是否回电话、回电话的时间等。

及时送达

接电话的时候，首先要弄清楚对方是谁，在找谁。 如果对方不想问第一个问题，就不必勉强。 虽然没有对方要找的人，但据真相称，“发生了什么事件”。 观察一下，这两者的优先顺序不可逆转。 如果对方没有要找的人，你应该马上去找。 如果对方答应代为留言，就必须尽快执行。 请不要把自己代理人传达的复印件告诉别人。

怎么接通电话？

接到别人的电话后，请务必按下保存按钮再拨。 因为即使用手按住麦克风，内部的话声也有可能传出，对方也会听到。 即使接到电话的人在附近，也会习性地按下保存按钮，然后把电话转移给她。

对方的称呼一定要敬称，说话时要谦虚亲切。 如果中午休息的时候有电话打来，周围的人会观察到不要大声喧哗。

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